Processen

Gemeenten zetten alles op alles om zoveel mogelijk vergunninghouders van woonruimte te voorzien. Platform Opnieuw Thuis werkt samen met alle ketenpartners aan structurele verbeteringen van de administratieve processen die hiervoor nodig zijn. Om het zo soepel mogelijk te laten verlopen. Tot die tijd zijn er voor gemeenten tijdelijke oplossingen en krijgen ze zo nodig ondersteuning.

Met de sterk toegenomen asielinstroom komen alle bestaande manieren van werken in de asielketen onder druk te staan. Administratieve processen die bij een gemiddelde instroom soepel verlopen, kunnen bij grote aantallen soms tot belemmeringen leiden. Daarom is in 2015 het programma procesverbetering van start gegaan.

Geen woning onbezet
Gemeenten hebben een wettelijke taak om vergunninghouders te huisvesten. Gemeenten regelen woonruimte en dat moet goed benut worden. Niet altijd is vooraf te voorzien op welk moment welk type woonruimte vrij komt. Gemeenten en het COA moeten soms snel actie ondernemen om te voorkomen dat een woning onbezet blijft. Omgekeerd hebben gemeenten soms, afhankelijk van het woningaanbod, een voorkeur voor een bepaalde huishoudenssamenstelling. Daaraan kan niet altijd worden voldaan omdat de huidige instroom veelal bestaat uit alleenstaanden (die vaak later hun gezin laten overkomen). Gemeenten hebben soms ook een voorkeur voor vergunninghouders met een bepaalde opleiding of werkervaring met het oog op de arbeidsmarkt. Het COA spant zich hiertoe maximaal in. Om dit soort processen soepel te laten verlopen, kunnen gemeenten concrete afspraken maken met de regievoerders van het COA. Zo kan de vergunninghouder snel en efficiënt van woonruimte worden voorzien.

Tijdelijke en structurele verbeteringen
In het programma procesverbetering proberen betrokken ketenpartners (administratieve) knelpunten in de procedures op te lossen. Dit bevordert een snellere uitstroom van vergunninghouders uit asiellocaties naar woonruimte in gemeenten. Administratieve processen mogen geen hindernis zijn voor de uitstroom.

BRP-Straten
Een veelvoorkomend probleem betreft het ontbreken van een inschrijving in de basisregistratie personen (BRP), dat leidt tot een burgerservicenummer (BSN). Zonder BSN, geen huisvesting, geen uitkering en geen toeslagen. De inschrijving in de BRP is een gemeentelijke verantwoordelijkheid. Vergunninghouders zijn een complexe doelgroep, omdat het internationaal naamrecht van toepassing is en vaststelling van identiteit is niet evident. Om gemeenten hierin te helpen is het project Uitrol BRP-straat gestart. Doel is dat in alle aanmeldcentra (AC) de inschrijving van alle asielzoekers, die in de algemene asielprocedure een vergunning krijgen, in de BRP plaatsvindt. Zo hebben vergunninghouders snel de beschikking over een BSN nummer. Ook worden minder fouten gemaakt en worden gemeenten ontlast. Op dit moment zijn er BRP-straten in Ter Apel, Veenhuizen, Den Bosch, Zevenaar, Doetinchem, Budel en naar verwachting binnenkort op Schiphol. In Veenhuizen worden nareizende gezinsleden van vergunninghouders in de BRP ingeschreven. De BRP-straten zijn nog niet volledig dekkend. Toch merken gemeenten steeds vaker dat vergunninghouders beschikken over een BSN.

Mobiele teams BRP inschrijving
Hoe beter de BRP-straten functioneren, hoe minder achterstanden in de inschrijving. Er zijn ook vergunninghouders die in de verlengde asielprocedure een verblijfsvergunning krijgen. Zij zullen in het algemeen in de AZC-gemeenten worden ingeschreven in de BRP. Hiervoor zijn mobiele teams (project versnelling eerste inschrijving vergunninghouders') met goed opgeleide medewerkers beschikbaar. Zij helpen gemeenten helpen met het wegwerken van achterstanden bij de BRP-inschrijvingen. ICTU, de ondersteuningsorganisatie op het gebied van overheidsinformatisering, en de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) hebben de organisatie en opleiding voor hun rekening genomen. ICTU benaderde inmiddels al twee keer de Hoofden Burgerzaken om de behoefte aan ondersteuning te peilen. Wekelijks vindt toewijzing van de hulpteams plaats die de gemeenten ondersteunen bij het inschrijven van grote groepen vergunninghouders. Veel gemeenten doen een beroep op de teams, waardoor de teams volledig bezet zijn.

Nareizigers kunnen snel doorstromen
Gezinsleden van vergunninghouders die later naar Nederland komen (nareizigers) gaan sinds enige tijd allemaal naar Veenhuizen. Daar is voor nareizigers een aparte BRP-straat ingericht. In een pilot ontdekt de IND samen met gemeente Noorder momenteel wat nodig is om alle papieren al klaar te hebben op het moment dat de gezinsleden arriveren. Zij hebben al een positief asielbesluit van de IND toen ze nog in het buitenland waren. De IND weet dus wie toestemming heeft naar Nederland te komen en kan de administratie meteen gereed maken. Het doel is dat nareizigers binnen enkele dagen na aankomst voorzien van verblijfspas en BSN doorreizen naar de gemeente waar hun vader, moeder of ander familielid inmiddels woont. De nieuwe gemeente waar de nareiziger gaat wonen, hoeft alleen een adreswijziging in te voeren. De bedoeling is om na afloop van de pilot deze versnelde en efficiëntere werkwijze definitief in te voeren.

Informatie over komst nareizigers voor gemeenten
Gemeenten kunnen vanaf 28 april 2016 informatie vinden over de eventuele komst van nareizigers in het taakstelling volg systeem (TVS). In TVS staat bij de vergunninghouder naast hun eigen profiel ook informatie over eventuele gezinsleden, de vergunningsaanvraag voor gezinshereniging, het moment waarop de vergunning is opgehaald bij de buitenlandse post, het moment waarop de gezinsleden zijn ingereisd en het moment waarop de nareizigers de centrale opvanglocatie in Veenhuizen hebben verlaten. Op basis van alle informatie kan de gemeente passende huisvesting zoeken.

Aanvragen van huur- en zorgtoeslag door COA
Het COA vraagt sinds november 2015 huur- en zorgtoeslagen aan voor vergunninghouders die een zelfstandige huurwoning betrekken. Als het COA die aanvraag doet, hoeft de Belastingdienst de vergunninghouders niet meer op te roepen voor extra identificatie. Dit wordt door het COA gedaan. De beoordeling van de aanvraag en de toekenning van de toeslagen verloopt hierdoor veel sneller. Gemeenten en woningcorporaties besparen kosten, omdat de vergunninghouder vanaf het begin in staat is de huur te betalen.

Ketenservicelijn
Zijn er knelpunten die de COA-regievoerder niet kan oplossen? Dan kunnen gemeenten ook terecht bij de ketenservicelijn. Deze lijn is in het leven geroepen toen in het najaar 2015 diverse gemeenten ad hoc zijn ondersteund bij het oplossen van administratieve belemmeringen. Hier kunnen gemeenten terecht met alle vragen over de administratieve afhandeling van individuele zaken van vergunninghouders. De ketenservicelijn heeft een brede 'back-office' met deskundigheid op het gebied het COA, de IND, huisvesting en burgerzaken. Al bestaande meld- en contactpunten blijven aanspreekbaar, maar de ketenservicelijn maakt het zoeken makkelijker. Contactgegevens: 088 0430 500 of ketenservice@ind.minvenj.nl.

Gemeenten kunnen vergunninghouders eenvoudig helpen met een aanvraag voor een nieuwe verblijfspas als daar fouten in staan. Zij vullen hiervoor een formulier in dat vervolgens gefaxt wordt naar 088 0432 950 (in verband met bescherming van de privacy mag het formulier niet gemaild worden). Bij de IND komt het formulier direct bij de juiste afdeling terecht die de gegevens binnen 2 dagen beoordeelt op de juistheid van de aanvraag. Bij een positieve beoordeling bestelt de IND dan één dag later de nieuwe verblijfspas met correcte gegevens. De vergunninghouder ontvangt meteen een uitnodiging op de nieuwe pas op te halen.

Project Intake
Een veelgehoorde wens is om meer inzicht te verkrijgen in opleiding en werkervaring van de vergunninghouder. Onder regie van de Taskforce Werk en Inkomen is bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid hiervoor een project van start gegaan. In het project wordt gewerkt om al bij de intake van vluchtelingen in beeld te brengen wat het opleidingsniveau en werkervaring is. COA en diverse partijen van werkgevers en werknemers zijn hierbij betrokken. Zie ook themapagina integratie.